Manter a regularidade fiscal é um dos pilares para o sucesso de qualquer negócio, especialmente para quem opta pelo Simples Nacional.
Em meio às diversas obrigações tributárias, existe uma declaração que pode parecer apenas mais uma formalidade, mas que é indispensável para o bom funcionamento da sua empresa. Você sabe do que se trata?
Se está pensando em abrir uma empresa de médio a grande porte, já de início é importante saber. Fique com a gente e saiba tudo o que precisa sobre a DEFIS e como declará-la!
O que significa DEFIS e qual sua finalidade?
De forma geral, DEFIS, também conhecida como Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, se refere a uma obrigação tributária destinada às empresas optantes pelo Simples Nacional, que não são MEIs.
A principal finalidade desse documento é informar à Receita Federal e aos órgãos fiscais municipais, estaduais e do Distrito Federal sobre dados econômicos, fiscais e sociais das empresas. Além disso, comprova os tributos recolhidos ao Governo Federal.
Essa é uma declaração obrigatória, que deve ser entregue anualmente, relativa às operações do ano anterior da empresa enquadrada no Simples Nacional.
Quem está obrigado a emitir a DEFIS?
É obrigatório que Microempresas (ME) e Empresa de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional, mesmo que não tenham tido faturamento ou alterações patrimoniais no exercício anterior, emitam a DEFIS. Os Microempreendedores Individuais (MEIs) estão dispensados dessa obrigação.
Prazo de envio e multas pelo atraso da DEFIS
A DEFIS deve ser enviada anualmente, até o dia 31 de março, às 23h59, referente ao ano-calendário anterior. Ou seja, para declarar a DEFIS de 2024, você deve enviá-la até dia 31 de março de 2025.
A declaração pode ser enviada pelo Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (PGDAS-D), disponível no site da Receita Federal. Para isso, você precisará do certificado digital da empresa, código de acesso ou procuração eletrônica para a transmissão dos dados.
Embora não haja multas específicas pela entrega atrasada da DEFIS, a não declaração impede a apuração e pagamento do DAS mensal, resultando em:
- Multas e juros sobre tributos em atraso;
- Inativação das inscrições municipal e estadual;
- Impedimento de emitir notas fiscais;
- Inscrição na Dívida Ativa e possível perda do CNPJ.
Por essa razão, contar com o auxílio de um escritório de contabilidade pode fazer muita diferença no cumprimento de suas obrigações.
Como preencher e enviar a DEFIS passo a passo
O passo a passo para preencher e enviar a DEFIS é muito simples. Basta,
- Entrar no site da Receita Federal;
- Role a página até a categoria portais e clique em Simples Nacional;
- Na página redirecionada, clique em Simples Serviços e, em seguida, encontre a opção PGDAS-D DEFIS;
- Clique no ícone da chave e acesse à página com o seu código;
- Se não tiver um código de acesso, você pode gerá-lo clicando no espaço informado;
- Depois de realizar o login, você será direcionado para o e-cac, clique na opção Simples Nacional e, em seguida, em PGDAS-D e DEFIS (ano-calendário);
- Acesse o DEFIS, marque o ano-calendário referente e continue para declarar.
Na hora de preencher a DEFIS, você será redirecionado a uma página com dois quadrados, do lado direito e esquerdo. No lado esquerdo, você precisa declarar as informações econômicas e fiscais da empresa (ME ou EPP). Do lado direito, você deve preencher as informações, como:
- Ganho de capital;
- Quantidade de funcionários no início do período abrangido pela declaração;
- Quantidade de funcionários no final do período abrangido pela declaração;
- Lucro superior ao limite;
- Receita proveniente de exportação direta;
- Receita proveniente de exportação por meio de comercial exportadora;
- Dados referentes aos sócios;
- Rendimentos isentos (distribuições de lucros) pagos aos sócios;
- Rendimentos tributáveis (pró-labore) pagos aos sócios;
- Percentual de participação dos sócios descrito no contrato social da empresa;
- Imposto de renda retido na fonte sobre os rendimentos pagos aos sócios;
- Total de ganhos líquidos auferidos em renda variável; (investimento em ações, entre outros)
- Doações à campanha eleitoral, caso tenha feito.
Caso a empresa tenha mais de um sócio, é necessário registrar os dados de todos e seguir o mesmo passo a passo anterior.
Voltando ao quadro esquerdo, se a sua empresa tiver diferentes matrizes, deve clicar em “Por estabelecimento” para declarar as informações de todas as poles. Um novo campo de declaração será aberto do lado direito para cada uma das filiais.
São mais de 20 tópicos, relacionados à empresa e ao estabelecimento, como um todo. Muitas das informações devem estar nas mãos do seu contador, já que os registros são realizados ao longo do ano. Através do software da contabilidade online, é possível extrair esses dados.
A importância da DEFIS para empresas do Simples Nacional
Embora seja um processo complicado, a DEFIS é é uma declaração fundamental para empresas do Simples Nacional porque informa à Receita Federal e outros órgãos competentes os dados econômicos, fiscais e sociais da empresa, garantindo transparência e conformidade com as obrigações tributárias.
O envio da DEFIS é indispensável para a apuração do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). Sem ela, não é possível emitir o DAS, o que pode levar a atrasos no pagamento de tributos e, consequentemente, a multas, juros e inativação de cadastros fiscais.
Trata-se de um documento imprescindível para assegurar a saúde fiscal e operacional da empresa, garantindo que ela esteja apta a continuar suas atividades de forma regular e legal.